Как контролировать работу сотрудников на удаленке: советы и программы для руководителей
Дистанционная работа позволяет снизить расходы бизнеса, многие управленцы негативно относятся к такому формату
Почему контроль сотрудников на удаленке — это важно?
В 2020 году вынужденный переход на удаленную работу стал вызовом для многих руководителей. Если раньше все подчиненные были на виду, то на дистанте руководители перестали быть в курсе того, чем заняты сотрудники.
Но за несколько лет управленцы выработали методы, которые помогают сделать работу распределенной команды такой же эффективной, как в офисе. Расскажем о них в статье.
Table of Contents
Почему многие руководители не любят удаленную работу?
Хотя дистанционная работа позволяет снизить расходы бизнеса, многие управленцы негативно относятся к такому формату. Главная причина в том, что руководитель не видит подчиненных за работой, а значит, не может вести контроль удаленных сотрудников и возникает вопрос — в рабочие часы команда занимается профессиональными обязанностями или личными делами?
Находчивые сотрудники на удаленке могут пользоваться тем, что руководитель их не видит и одновременно работать в нескольких фирмах с полной занятостью: есть истории, когда специалист умудряется совмещать пять удаленных работ.
Как удаленка отражается на продуктивности персонала? Статистика.
Страхи руководителей подтверждает статистика: в 2020 году, переведя штат на дистанционную работу, во многих компаниях фиксировали рост производительности. Но в 2021 году в 20% российских организаций признали, что удаленные команды стали хуже работать, из-за чего упали финансовые показатели бизнеса.
В числе основных причин падения продуктивности руководители назвали снижение контроля удаленных сотрудников. При этом, в 70% компаний не использовали программы для удаленной работы сотрудников и автоматизированные средства для измерения эффективности сотрудников, а оценивали продуктивность только по выполнению KPI.
Отмена удаленки = увольнение сотрудников
Из-за падения продуктивности руководители начали отказываться от удаленной работы и возвращать сотрудников в офисы — тренд задали зарубежные фирмы. Но 42% западных компаний, в которых заставили сотрудников вернуться в офисы, столкнулись с неожиданно сильным оттоком кадров. Кроме этого, организации, где отменили дистант, начали испытывать сложности с набором специалистов.
Схожие настроения и в России: 40% сотрудников признаются, что скорее уволятся, чем откажутся от работы из дома. Тем не менее многие руководители настаивают на возвращении команд в офисы из-за сложностей с контролем сотрудников на удаленке и сниженной производительностью труда.
Можно ли сделать работу удаленной команды продуктивнее?
Но дело не в том, что удаленная работа неэффективна, а в том, что руководители не знают, как организовать дистанционную работу и как контролировать удаленных сотрудников.
То, что удаленная команда может быть эффективной, подтверждает опыт многих организаций. К примеру, американская корпорация Automattic была создана в 2005 году как компания без офиса. Ее основателя Мэтта Малленвега иногда называют «евангелистом удаленной работы». Сейчас в корпорации более 1000 сотрудников из 77 стран. В компании следят за активностью сотрудников и, чтобы не допустить переработок и выгорания специалистов, используют внутренний сервис A.F.K.
Другой пример — банк Monzo, основанный в 2015 году в Лондоне. Его сотрудники каждые две недели работают из дома, а около 37% специалистов компании трудятся в home office постоянно. Для организации дистанционной работы в компании используют программу мониторинга персонала.
В этой статье мы собрали основные правила и сервисы, которые помогают руководителям выстроить продуктивную работу распределенной команды и организовать мониторинг удаленной работы.
Что в первую очередь нужно для организации удаленной работы?
Введите правила
На удаленке больше отвлекающих факторов, поэтому команде важно объяснить, что дистанционная работа ничем не отличается от офисной и сотрудники должны также дружить с дисциплиной, как если бы они работали оффлайн.
Важно создать правила для всей команды. Например, быть на связи с 9:00-18:00, не опаздывать на онлайн-встречи, не работать по выходным. Для каждой команды нужны свои правила, которые помогают повысить дисциплину и продуктивность.
Ставьте задачи правильно
Важно, чтобы задачи были понятны, поэтому проверяйте, что вы дали полную информацию для выполнения задачи, расписали действия и требуемые результаты, указали дедлайн.
Если вы обсуждаете проект на онлайн-встрече, назначьте ответственного, который запишет договоренности и разошлет документ всем участникам. Тогда все решения будут зафиксированы и у каждого будет план действий.
Контролируйте
Для каждого подчиненного подберите оптимальный вид контроля, опираясь на характер сотрудника и вид работы. Это может быть итоговый контроль, когда руководитель проверяет работу после сдачи. Предварительный контроль, когда до сдачи остается 1/3 отведенного времени. Также используется поэтапный, периодический и выборочный контроль. Подробнее о том, как контролировать удаленных и офисных сотрудников, мы писали ранее.
Общайтесь с командой
Руководителю важно поддерживать коммуникацию со всеми сотрудниками на удаленке. Введите «1:1», или созвоны один на один с каждым подчиненным. Это позволит вовремя решать проблемы, выяснить, что не устраивает в процессах, а также выстроить более тесную связь с командой. Такие встречи можно проводить раз в неделю или две.
Программы, которые помогут выстроить эффективную работу удаленной команды
Трекеры задач
Для эффективного управления сотрудниками на удаленке необходимо выстроить работу над проектами. По каждому проекту должен быть отдельный чат и облачная папка, доступ к которой есть у всей команды.
Также нужны регулярные планерки и task-трекер, в котором будут ставиться задачи, что позволит руководителю как контролировать удаленных сотрудников, так и отслеживать, на каком этапе находится реализация.
Приведем несколько российских task-трекеров для контроля сотрудников на удаленном рабочем месте.
WEEEK — это система управления проектами на основе канбан-методологии. В нем есть три вида планирования: доски, списки и недельный календарь.
В программе можно создавать проекты, разбивать их на задачи, назначать ответственного, а также получать уведомления о действиях с карточкой. WEEEK предлагает более 50-ти возможностей, он удобен как для удаленной команды, так и для личного использования.
YouGile — task-трекер в виде agile-доски. В ней предусмотрены личные и групповые чаты, а также общение внутри задач. По каждой задаче есть аналитические отчеты, отслеживание времени, списки дел и напоминание о дедлайнах.
В трекере удобно структурировать проекты и распределять иерархию в команде, чтобы выстроить вертикаль управления удаленным персоналом.
Shtab — task-трекер, который помогает координировать сотрудников, отслеживать выполнение задач и хранить файлы. В системе есть режимы сортировки дел, а также оповещения о дедлайнах. Можно настроить Telegram-бот, который умеет создавать задачи и оповещать о статусах проектов.
В программе много тонких настроек, но в небольшой компании Shtab может стать неплохой заменой CRM.
Yandex Tracker — это программа подходит для Agile методологии. План работ можно делать в виде досок, спринтов, диаграмм сгорания задач. Руководитель может создавать списки дел, распределять их по проектам, назначать исполнителей и наблюдателей. А также — расставлять приоритеты, выстраивая очереди из задач.
Настройки позволяют вручную заполнять время работы, собирать статистику и сравнивать, насколько фактическое время отличается от запланированного.
«Битрикс24» — это онлайн-сервис, в который встроена система управления проектами. В приложении есть списки и шаблоны задач, канбан-доска, диаграмма Ганта, конструктор отчетов. В приложении можно спланировать проект и отслеживать время его выполнения.
Руководители могут присваивать участникам роли по уровню ответственности в проекте и оценить работу исполнителя.
Основная цель любого task-трекера — помочь руководителю контролировать этапы реализации проектов. Такие сервисы удобны, чтобы знать, над чем работает каждый специалист, но эти решения не могут вести учет рабочего времени удаленных сотрудников и защищать корпоративные данные от утечек. Поэтому task-трекер — это одна из ступеней в управлении удаленным персоналом.
Программы мониторинга сотрудников
Система мониторинга персонала — это софт, который на расстоянии позволяет контролировать персонал также эффективно, как в офисе. Такое ПО ведет учет рабочего времени, отслеживает нагрузку в команде, недоработки, сверхурочные часы и другие показатели.
Системы мониторинга персонала используют больше четверти работодателей. Руководители внедряют такие системы не только ради контроля, но и для анализа продуктивности персонала и поиска путей развития. Приведем в пример популярные решения.
«Стахановец»
Это программа позволяет вести контроль удаленной работы сотрудников и предотвращать утечки конфиденциальной информации.
В «Стахановец» встроена интеллектуальная система аналитики, которая изучает поведение персонала более чем по 40 параметрам и позволяет руководителю принимать решения на основе объективных показателей, сравнивая между собой людей и подразделения. Также имеется DLP-функционал для предотвращения утечек корпоративных данных.
Система показывает:
График персонала. ПО фиксирует начало и окончание рабочего дня каждого сотрудника, благодаря чему руководитель может вести контроль сотрудников на удаленке, зная кто во сколько «пришел и ушел из офиса». Отчеты покажут, чей рабочий день короче, а кто наоборот задерживается у монитора допоздна.
Активность сотрудников. Комплекс отслеживает работу сотрудников на удаленке, анализируя сайты, программы, переписку и другую активность. Система отделяет профессиональную деятельность от прокрастинации и высчитывает фактически отработанное время.
Поиск работы. Решение мониторит, кто и сколько времени проводит на сайтах с вакансиями, а также выявляет, кто рассылает резюме и договаривается о собеседовании. Так руководитель вовремя узнает, кто планирует сменить работу, что помогает ему удержать ценных специалистов.
Местонахождение персонала. Система опрашивает внутренние и внешние IP-адреса, сверяет данные с GPS, беспроводных точек доступа и вышек сотовой связи, что помогает установить корректную локацию даже при включенном VPN. Это важно, если удаленный сотрудник находится за границей или переехал, не предупредив руководителя.
Риск утечки данных. В продукт встроен DLP-функционал, который отслеживает работу с конфиденциальной информацией. Система контроля удаленных сотрудников мониторит действия с корпоративными документами, коммуникацию в мессенджерах, соцсетях и электронной почте. Программа способна блокировать пересылку корпоративной информации, копирование на съемные носители и перехватывать файлы, отправляемые на печать. Также ПО проводит проверку удаленных сотрудников с помощью функции «Распознавания лиц».
«Стахановец» можно использовать даже если на удаленке сотрудник работает на собственной технике. Для этого можно создать терминальный сервер на мощностях компании: тогда в рабочее время специалисту будет необходимо подключаться к серверу, на котором будет вестись мониторинг. Это корректно с точки зрения законодательства.
Kickidler
Cистема мониторинга Kickidler отличается тем, что в ней есть инструменты для визуального контроля персонала. Благодаря этому руководитель может в онлайн-режиме посмотреть, чем занимается специалист. Одновременно можно наблюдать за неограниченным числом экранов сотрудников.
В системе мониторинга удаленной работы есть:
Учет рабочего времени. Программа фиксирует, сколько часов отработал специалист, учитывая его рабочий календарь, сколько времени провел на каждом сайте и приложении.
Анализ продуктивности. Это инструменты, которые максимально точно определяют, насколько продуктивно удаленный сотрудник работает в течение дня. Используется метод подсчета продуктивности в одну секунду, что дает наиболее точную информацию о деятельности работника.
Визуальный контроль. Кроме того, что программа позволяет вести онлайн-контроль мониторов, система сохраняет на видео всю историю активности персонала. ПО можно настроить так, чтобы записывать на видео работу в конкретных программах.
Автокик. Это набор инструментов для автономного контроля сотрудников. Благодаря этому специалисты могут видеть собственную статистику по продуктивности, включать и отключать мониторинг, а также получать автоматические уведомления о нарушении рабочего распорядка.
Teramind
Это американское решение для мониторинга персонала и обнаружения инсайдерских угроз.
В системе есть:
Учет рабочего времени. Комплекс отслеживает действия сотрудников на ПК, ведет учет времени, затраченного на выполнение задач и реализацию проектов.
Мониторинг веб-страниц и программ. ПО формирует отчет активных приложений и посещенных URL с разбивкой по времени и сотрудникам, указанием длительности посещений, названиям приложений и веб-страниц.
Запись видео. Программа записывает на видео всю активность пользователей. Руководитель может отматывать фрагменты или просматривать запись в ускоренном режиме, а также делать скриншоты и скачивать видео.
Предупреждение утечек. Система отслеживает действия с конфиденциальными документами и контролирует их перемещение. Кроме этого, ПО в режиме реального времени анализирует контент, распознавания корпоративную информацию на изображениях и видео.
25% руководителей «Рейтинг СУРВ, или 10 лучших систем учета рабочего времени», или уже сейчас бесплатно попробовать тестовую версию «Стахановец» с полным функционалом.
